Les travaux comptables font appel à une organisation particulière.

Les pièces comptables sont des pièces justificatives qu’il faut conserver. Celles-ci doivent être enregistrée chronologiquement dans le logiciel de comptabilité et serviront à l’établissement des documents de synthèse. Toutes les écritures comptables, quelle que soit leur nature se font sur la base de documents qui peuvent être interne ou externe à l’entreprise. Ces documents doivent être enregistrés au fur et à mesure de leur acquisition dans l’exercice concerné.

Voici quelques exemples de pièces comptables :

  • Les copies de fiches de paie.
  • Les factures de ventes aux clients
  • Les chèques, les relevés bancaires…
  • Les factures des fournisseurs.
  • Les quittances d’électricité, de téléphone, de loyer…

Ces documents représentent soit un flux réel (achat ou vente de marchandises…) soit un flux financier (virements, chèque…).

Avant d’enregistrer une pièce, il est important d’identifier le document : vérifier que ce n’est pas un doublon ou un oubli d’enregistrement, vérifier la nature de la dépense ou de la recette afin de l’enregistrer dans les bons comptes.

Certaines pièces ne sont pas à comptabiliser mais peuvent avoir une importance comptable relative. C’est le cas notamment, des bons de commande et des bons de livraison.

En savoir plus :

  • Tout événement modifiant le patrimoine se traduit par une écriture au crédit (débit) d’un compte de situation et par au moins une écriture au débit (crédit), soit d’un compte de situation (bilan), soit d’un compte de gestion (compte de résultat). Toute passation d’écriture comptable fait au moins intervenir un compte de situation.
  • L’enregistrement chronologique des pièces comptables permet de connaitre la situation patrimoniale de l’entreprise à une date donnée. (cette situation patrimoniale peut aussi être obtenue par un inventaire à cette date de tous les éléments du patrimoine).
    La situation patrimoniale d’une entreprise est obtenue par la connaissance de l
    actif c’est-à-dire des immobilisations corporels et incorporels (terrains, bâtiments, installations, machines, stocks d’une part, fonds de commerce, brevets, licences), actions et créances, et  du passif c’est-à dire l’ensemble des droits détenus sur l’entreprise par les tiers (capitaux, réserves et dettes).
    Ainsi, un accroissement d’un élément du patrimoine actif correspond soit une augmentation d’un élément du patrimoine passif (ou une diminution d’un élément du patrimoine actif), et vice et versa.
  • Tout accroissement (diminution) de valeur d’un élément du patrimoine actif se traduit par une écriture au débit (crédit) du compte de situation correspondant.
  • Tout accroissement (diminution) de valeur d’un élément du patrimoine passif se traduit par une écriture au crédit (débit) du compte correspondant.
  • L’entreprise peut également selon les besoins de son activité créer des comptes spécifiques en se basant sur le PCG (Plan Comptable Général) (appelé sous-compte). Il est possible de créer, par exemple, des sous-comptes détaillant les marchandises vendues. Dans le cas classique, l’entreprise utiliserait le compte 707 – Vente de marchandises. La création de sous-compte permet de détailler ainsi (ou plus finement) :
    • 707010 – Vente d’article de bricolage
    • 707020 – Vente d’article de jardinage…
  • Cette utilisation (des sous-comptes) peut être efficace pour des petites structures car elle peut éviter l’utilisation de la comptabilité analytique, si l’entreprise à besoin d’avoir un recul plus précis de ses chiffres. Elle peut aussi s’avérer trop brouillon, si les sous-comptes sont trop nombreux. Il faudra alors savoir à quel moment il est utile de mettre en place une comptabilité analytique.

Dernière vérification le 22 avril 2014