Lorsque la société effectue un achat de marchandises, de matières premières, de fournitures ou même de service, elle doit enregistrer au débit une charge en utilisant un compte de la classe 6. Cette enregistrement se fait lors de la réception de la facture du fournisseur (à la date inscrite sur la facture).

• Les achats de marchandises, destinées à être revendues en état, sont à enregistrer en 607. Achats de marchandises
• Les achats de matières premières, destinées à être transformés, sont à enregistrer en 601. Achats stockés – Matières premières (et fournitures)
• Les prestations de services sont à enregistrer en :
  • 602. Achats stockés – Autres approvisionnements,
  • 606. Achats non stockés de matière et fournitures
  • ou 61/62. Autres charges externes

Toutes les factures de biens consommables doivent être comptabilisées. Attention aux achats d’immobilisations (biens durables), qui ne sont pas comptabilisés en charge, mais en compte d’immobilisation (Voir l’enregistrement de l’acquisition d’une immobilisation).

Enregistrement comptable dans le journal d’achat

La société A achète le 01/01/N à la société B des marchandises pour 100 € HT.

Achat de marchandises le 01/01/N

Compte	Intitulé	Débit	Crédit
607	Achats de marchandises	100,00
44566	TVA Déductibles sur autres biens et services	19,60
401001	Fournisseur B		119,60

Le principe d’enregistrement est le même quelque soit l’achat :

• Au débit, les comptes de la classe 6 (compte de charge) pour le montant Hors Taxe ainsi que le compte de TVA (44566.)
• Au crédit, le compte fournisseur (401) pour le montant TTC

Le compte 401. Fournisseurs peut être remplacé par le compte 403. Fournisseurs – Effets à payer, si une lettre de change a été établit pour régler la facture.

L’enregistrement du paiement sera à enregistrer dans le journal de banque (ou de caisse, si le règlement est en espèce) :

• Le compte de trésorerie (530 ou 512) sera à créditer
• Le compte fournisseur (401) à débiter
  Le compte fournisseur sera alors soldé si le montant de la facture correspond au montant du règlement. Il faudra donc lettrer le compte 401.

Pour rappel, un enregistrement est équilibré lorsque le total des débits est égal au total des crédits.